Od prijave do oddaje prvega eRačuna

V času uvajanja eRačunov prejemamo veliko klicev z vprašanji o postopku - od same prijave, do kreiranja, prenosa in na koncu tudi pošiljanja eRačuna preko banke.

Spodaj smo pripravili navodila, ki opisujejo registracijo (odpiranje dostopa), nastavitve, kreiranje prvega računa, pa tudi primer pošiljanja eRačuna. Tu nam je na pomoč pristopila Deželna Banka Slovenije, ki je tudi drugače pokazala največ interesa pri pomoči svojim komitentom z eRačuni.

Kaj je Čebelca.biz

Čebelca.biz je podjetniški program za izdajanje računov in spremljevalnih dokumentov (predračunov, prejetih računov, zaloge, itd). Program ni namenjen le izdajanju eRačunov, a jih podpiramo od 1.1.2015, ko so postali aktualni.

Odprite si dostop

1) Da si ustvarite dostop, na prvi strani kliknete Pričnite z uporabo ali Pričnite 30-dnevni preizkus, odvisno od tega ali se odločite za Mini ali Plus paket.

2) V obrazcu, ki se vam pokaže vnesete svoj e-poštni naslov ter 2x geslo. Na e-poštni naslov boste prejeli potrditveno sporočilo, kjer kliknete povezavo in vaš dostop bo ustvarjen.

3) Z vnešenim e-poštnim naslovom in geslom se prijavite na strani, do katere pridete preko povezave Prijava za uporabo (zgoraj desno). Vaš brskalnik si lahko na vašo željo vstopne podatke zapomni, tako da vam jih ni treba vsakič vnašati.

Nastavite podatke o vašem podjetju

1) Ko ste v programu Čebelca.biz, kliknite na Nastavitve (zgoraj desno). Tam sta na začetku pomembna predvsem dva tabulatorja in sicer Podatki o podjetju in Besedila.

2) Izpolnite podatke o vašem podjetju ter si na besedilih prilagodite vsaj: Kraj izdaje računa, Besedilo ob podpisu ter Besedilo noge.

3) Ko shranite spremembe kliknite zgoraj desno na Poglej primer, da vidite primer računa ob trenutnih nastavitvah. 

Pri nastavitvah bodite pozorni na to, da spreminjanje nastavitev (namenoma) ne vpliva na že narejene račune. Lahko pa pri posameznem računu uredite, da prevzame trenutne nastavitve, ki ste jih spremenili. Več o tem ...

Dodajte prvega partnerja

1) Pojdite na stran Partnerji. Desno na strani boste našli tipko Dodaj partnerja. S klikom nanjo se vam prikaže obrazec za vnos podatkov partnerja.

2) Če je partner proračunski uporabnik, morate nujno vnesti še IBAN št. in BIC kodo. Pri tem bodite pozorni, da bo IBAN koda pravilno oblikovana. To pomeni brez dodatnih besedil in v obliki SI56 1234 5678 9012 345 (lahko brez presledkov). BIC koda pa mora biti zaradi zahtev eRačun standarda 11-mestna. Če najdete le 8-mestno, ji običajno dodate 3 znake X. Več o tem ...

3) Če je partner proračunski uporabnik, morate za njihovo BIC kodo nujno vnesti BIC kodo UJP-a in sicer: UJPLSI2DICL

Ustvarite prvi račun

1) Na strani Izdani računi kliknete tipko Dodaj račun. V obrazcu, ki se prikaže izpolnete podatke glave računa. Pri tem izberete partnerja iz seznama. Da program avtomatsko nastavi datum glede na izbrani rok plačila pri partnerju, kliknete nastavi ostala datuma desno od Datuma izdaje.

2) Ko ste vnesli podatke glave računa, kliknete tipko Nadaljuj.

3) Na naslednji strani vnesete postavke računa. Torej naziv/opis, ceno, količino, enoto, popust in DDV, ter pritisnete tipko Dodaj. Tako dodate postavke k računu. Ob zaključku svojega dela pritisnete Končaj.

4) Račun lahko že med delom pregledate preko tipke Predogled. Za klasični "papirni" račun uporabite tipko PDF ter potem eno od zelenih tipk. Npr. Odpri neposredno ali Prenesi, da račun natisnete oz. si ga prenesete na računalnik.

Za klasične "papirne" račune je natisnjen račun končni cilj. Če potrebujete eRačun (je vaša stranka proračunski uporabnik) pa sledite navodilom.

 Prenesite eRačun na vaš računalnik

1) Na seznamu računov pri izbranem računu kliknete tipko PDF na desni. Potem pa uporabite eno od dveh povezav za eRačun pod tremi zelenimi tipkami: prenesi si eRačun (XML eSlog 1.5) ali ZIP eRačuna z ovojnico.

2) V primeru Deželne Banke Slovenije (DBS) kliknete na desno opcijo ZIP eRačuna z ovojnico.

3) Če vam program sporoči težave pri preverjanju vhodnih podatkov, te težave odpravite in poskusite ponovno. Več o tem ...

4) Na računalnik se vam prenese ZIP datoteka, ki vsebuje eRačun, ovojnico in PDF dokumenta. Celotno datoteko posredujete na vašo eBanko.

5) Če imate digitalno potrdilo, lahko eRačun podpišete s pomočjo programčka, ki smo ga pripravili. Če tega ne storite, vam ga bo v primeru DBS podpisala vaša banka.

Naložite eRačun v eBanko

Ko se prijavite v vašo elektronsko banko, najdete rubriko E-račun ter Uvoz paketov. Pri obrazcu, ki se prikaže, kliknete tipko Prebrskaj... (ali Browse... odvisno od jezika brskalnika).

Potem v oknu, ki se odpre poiščete ZIP datoteko, ki ste jo prenesli iz Čebelce, jo izberete ter pritisnete tipko Pošlji.

Poslan e-račun se prestavi v Pregled uvoženih paketov. Tu lahko spremljate faze e-računa. Na začetku je paket sprejet. Če je napaka v ovojnici, vam eBanka sporoči, kaj je narobe z ovojnico.

Če napak ni, je po obdelavi status pravilen in obdelan. Kliknete lahko tudi na posamezen obdelan paket in preverite vsebino.

Kliknete lahko tudi na paket. Tu se vidi, kam so šli e-računi ter dodatne informacije.

Ali je vaša stranka proračunski uporabnik ter kakšen ima IBAN lahko preverite na registru proračunskih uporabnikov.