Priprave na davčne blagajne: na kaj morate misliti

Za več tisoč slovenskih podjetij, ki poslujejo z gotovino pomenijo davčne blagajne konkretno spremembo. Na spremembe pa se je dobro vsaj nekoliko pripraviti :) ...

Sam postopek izdajanja računov se ne bo bistveno spremenil. V programih Čebelca BIZ in MOBI boste račune kreirali na skoraj identičen način kot do sedaj. Ko boste račun izdali, bo program v ozadju poslal podatke računa na FURS in od FURS-a prejel kodo, ki se bo natisnila na računu.

To najbrž že poznate, zakon pa za seboj potegne še nekatere stvari, na katere boste morali biti pozorni.

• Z 2016 boste morali začeti uporabljati program, ki zadostuje novim zahtevam (davčna blagajna)
• Pridobiti boste morali namensko digitalno potrdilo.
• Sprejeti boste morali interne akte podjetja, kjer boste določili prodajne lokacije in blagajne.
• Tiskalnik, na katerega račune tiskate, mora podpirati eno od dovoljenih kod (QR, iso128, PDF174).
• Številčenje (gotovinskih ali potencialno gotovinskih) računov bo od leta 2016 fiksno in strogo določeno.
• Za neupoštevanje zgornjih zahtev so zagrožene kazni.

Kaj sploh je davčna blagajna?

Davčna blagajna je program, ki zadostuje zahtevam zakona o davčnem potrjevanju računov. Takšna programa sta tudi Čebelca BIZ (spletni program) in Čebelca MOBI. Tako, da ob uporabi naših programov dodatnih "davčnih blagajn" ne potrebujete.

V Čebelci si boste lahko izbrali, ali naj bo funkcionalnost davčnih blagajn aktivirana ali ne. To pa je odvisno od tega, ali izdajate le negotovinske ali pa občasno oz. redno tudi gotovinske račune.

Da je nek program davčna blagajna mora: v realnem času pošiljati digitalno podpisane podatke o računu, lokaciji in prodajalcu na FURS; izračunati ZOI kodo, na računu prikazati ZOI in EOR kodo (to dobi od FURS-a); na račun natisniti QR kodo za preverjanje s telefonom; oštevilčiti kopije računov in si zapisati čas ustvarjanja kopij; beležiti spremembe na računih.

Namensko digitalno potrdilo

Ne gre za digitalno potrdilo, ki ga že imate (Sigenca, Poštarca). Pridobiti boste morali namensko digitalno potrdilo, ki je namenjeno le potrjevanju računov preko FURS-a. To potrdilo boste naročili preko strani e-davki.

Za dostop do e-davkov potrebujete svoje splošno digitalno potrdilo. Če ga nimate, ima dostop v vašem imenu najbrž vaš računovodski servis. V tem primeru vam lahko tudi namensko digitalno potrdilo priskrbijo oni.

Več informacij na strani FURS:

• Pridobitev namenskega digitalnega potrdila

Namensko digitalno potrdilo si boste potem naložili v naš program in program ga bo uporabil za digitalno podpisovanje informacij, ki se pošiljajo na FURS.

Interni akti, lokacije in blagajne

Pred izdajanjem prvih računov boste morali določiti prodajne lokacije, blagajne in način številčenja. Te boste specificirali v internem aktu podjetja. Pred prvo prodajo pa je treba lokacijo tudi registrirati na FURS-u. Kar v primeru Čebelce naredite preprosto preko programa.

Če prodajate na terenu, na nestalni lokaciji, se za lokacijo šteje naprava na kateri prodajate.

Pri določanju fiksnih lokacij bo poleg naslova potrebno vpisati tudi katastersko številko in številko stavbe.

Primeri internih aktov na strani FURS:

• Vzorec internega akta - primer 1: En poslovni prostor, ena elektronska naprava za izdajo računov

• Vzorec internega akta - primer 2: Več poslovnih prostorov, več elektronskih naprav za izdajo računov, zaporedne številke računov si sledijo v zaporedju po posamezni elektronski napravi za izdajo računov v poslovnem prostoru

• Vzorec internega akta - primer 3: Več poslovnih prostorov, več elektronskih naprav za izdajo računov, zaporedne številke računov si sledijo v zaporedju po vsakem poslovnem prostoru

• Vzorec internega akta - primer 4: Več poslovnih prostorov, zaporedne številke računov si sledijo v zaporedju po centralni elektronski napravi (strežniku) v poslovnem prostoru zavezanca

Tiskalniki

Če račune tiskate na POS tiskalnik (tiskalnik na termični trak npr. preko Čebelca MOBI), preverite pri dobavitelju, ali ta podpira katero od predvidenih črtnih kod. Najbolje je, če podpira QR kode.

Če boste račune tiskali na klasični A4 tiskalnik (npr. s Čebelco BIZ) podpora za kode ni problem, saj lahko ti tiskalniki natisnejo poljubno grafiko in bo QR koda v našem primeru že del PDF računa.

Številčenje

Številčenje računov je sedaj točno določeno in sicer je: 

OZNAKA_LOKACIJE-OZNAKA_BLAGAJNE-ZAPOREDNA_ŠT

Na primer:

TRG1-B1-1
TRG1-B1-2
TRG1-B1-3

S tem, da zaporedna številka ne sme vsebovati predhodnih ničel in da si morajo zaporedne številke strogo slediti. Vse vrste dokumentov (računi, dobropisi, avansni računi) bodo morali biti številčeni v istem zaporedju.

Kazni

Predvidene so visoke kazni, med drugim tudi v primeru, če ne določite internih aktov o lokacijah ter blagajnah in če so računi nepravilno oštevilčeni.

Posebni verziji naših programov za "privajanje" na davčne blagajne

Decembra  bomo pripravili posebni testni verziji naših programov. V njih ne bo možno izdajati pravih računov (na vsakem računu bo pisalo "TO JE TEST. RAČUN NI PRAVI").

Lahko pa si boste preizkusili celoten postopek, nastavitve, registriranje lokacij in izdajanje računov v okviru davčnih blagajn. Podatki se bodo pošiljali na testni FURS-ov strežnik, ki naj bi bil prav tako na voljo v decembru.

Praktično to pomeni, da bomo pripravili posebno verzijo mobilnega programa. To si bo lahko naložil vsak. Za spletne uporabnike pa bomo pripravili dodaten strežnik, kamor se bo prav tako lahko vsak (brezplačno) registriral.