Predlog vodenja opravil (TODO)

Vsak od nas si je že kdaj zapisal seznam opravil, slavni TODO. In če ste takšen seznam dalj časa uporabljal, je velika verjetnost, da vaš seznam po nekaj tednih uporabe ni več najbolje odražal trenutne slike opravil. Namesto pomočnika slej kot prej postane breme, sidro iz preteklosti, ki nas vsaj nekoliko ovira pri organizaciji in opravljanju nalog v sedanjosti.

Le redko naši načrti nepoškodovani preživijo srečanje z realnostjo. Seznam opravil se spreminja, nanj se dodaja, nekatera opravila odpadejo, nekatera dobijo višje prioritete, nekatera postanejo nepomembna, ali se le nekoliko spremenijo. Nekatera se združijo in druga razdelijo na pod-opravila.
Napisati prvotni seznam opravil je osvobajujoče, a potem, usklajevati ta seznam opravil z realnostjo dan za dnem, predstavlja vedno  večji napor.

Po drugi strani pa TODO sezname nujno potrebujemo. Saj je edina alternativa temu, da si trenutne načrte zapišemo v takšen ali drugačen seznam le ta, da si nosimo, osvežujemo in pozabljamo seznam v naših glavah, kar je še toliko bolj naporno in neproduktivno.

Zato se nas veliko vedno znova vrača k papirju. A zakaj ta deluje nekoliko bolje? Moja teorija je sčasoma postala, da zato, ker te papirnate sezname slej kot prej zavržemo, izgubimo, tudi težje popravljamo, zato pač naredimo nove. Zato sem se nekaj časa zafrkaval, da je edini TODO sistem, ki zares deluje skozi čas throwaway todo sistem. Delno sem že naredil aplikacijo.

A tudi papir ima seveda težave. In po letih uporabe papirja, se pokažejo nekateri načela, ki bi lahko delovala bolje, in se jih da brez omejitev papirja še bolje uresničiti.

Uvid je naslednji: seznam opravil ni en seznam z enim pogledom nanj. Dejanje beleženja opravil, dejanje, ko se dnevno zavežeš opravilom, ki jih boš skušal opraviti, in bolj dolgoročno razmišljanje o ciljih in opravilih, ki te bodo privedla do njih so ločena dejanja. Zato potrebuješ 3 poglede, 3 vnosne maske.

Razdelki programa

1. Seznam (vreča) opravil: Tu vpisuješ opravila, ko se ti pojavijo. Dodeliš jih projektu in lahko zabeležiš skrajni rok izvedbe. Na tem seznamu tudi seveda vidiš vsa opravila, kar pride prav ko iščeš kaj bi dodelil dnevnemu načrtu ali določenemu cilju.

Opravila ki so postala preveč neusklajena z novo realnostjo lahko seveda tudi ukineš, ali ukineš in pretvoriš v novo verzijo opravila, kjer se ohranjajo tudi stare verzije.

Opravila so lahko globalna, vidna na seznamu opravil, ali pa lokalna, vidna le na dnevnih načrtih ali ciljih, kjer so dodeljena.

Opravilom lahko določiš tudi predviden čas trajanja izvedbe.

2. Dnevni načrti: Tu si za vsak dan sestaviš opravila, ki jih nameravaš opraviti. Dnevni načrt lahko narediš zjutraj pred pričetkom dela, nekateri pa jih radi sestavijo za naslednji dan večer prej.

Na dnevni načrt lahko dodaš opravilo iz seznama vseh opravil (1) ali pa ga vpišeš direktno, če gre za neko dnevno stvar, ki nima globalnih razsežnosti.

Opravilo je skozi čas seveda lahko dodeljeno več kot enemu dnevnemu načrtu. Saj vsega kar si zadate vsak dan ne boste opravili.

Opravilom lahko v okviru dnevnega načrta določiš tudi predvideni dodeljeni čas od - do. To vsaj ljudem, kot sem jaz, (časovni optimist - ali človek ki vedno lovi zadnje sekunde, si zada preveč in potem dela poznih urah, zamuja) popolnoma spremeni dneve na boljše.

3. Cilji: Če so opravila strošek, za mentalno sliko - ki naj deluje, potrebujete tudi nek doprinos, prihodek. Vedno sem čutil, da je TODO seznam le Jin, brez Janga in že zaradi tega dolgoročno nevzdžen, saj ne vsebuje motivacije, ki dopolnjuje in poganja neskončen seznam opravil naprej.

Vsako opravilo bi moralo voditi k nekemu cilju, drugače nima pomena. No v praksi, je veliko opravil tudi tipa "dnevno gašenje požarov", a vsaj del opravil je običajno usmerjenih naprej, k neki izboljšavi, rešitvi konkretnega problema stranki, nekemu novemu stanju stvari.

Tako kot dnevnim načrtom, lahko ciljem dodate opravila, ki bodo privedla do njihove uresničitve. Cilje pa lahko povezujete med seboj v drevesa ciljev, za res dolgoročni načrt in pogled na opravljeno pot.

Tudi cilji, kot opravila, se lahko ukinejo in spremenijo v nove verzije ciljev.


Čebelca modul Projekti, nudi z zadnjo nadgradnjo zelo osnovno narejeno verzijo takšnega beleženja opravil. Če mislite, da je lahko uporabna jo preizkusite, a ne pričakujte preveč. Modul Čebelca Projekti se bo še konkretno nadgrajeval. Zaenkrat Mini (brezplačna) verzija modula Projekti nima nobenih omejitev.

Vaše povratne informacije in mnenja so dobrodošla.

Janko