Pošiljanje PDF-jev računov po e-pošti

Program Čebelca BIZ vam omogoča, da račune v PDF obliki pošljete po e-pošti neposredno iz spletnega programa. Seveda lahko PDF prenesete na svoj računalnik s tipko Prenesi in jo sami pripnete v e-pošto, ki jo pošljete stranki, a je to več dela, kot bi si ga povprečen uporabnik želel.

Poleg tipke Prenesi lahko kliknete tipko Pošlji po e-pošti, ki vam odpre obrazec spodaj. Če ste pri partnerju, ki je na računu vnesli email, bo ta že izpolnjen. Naslov in besedilo se ustvarita sama. Če želite prilagoditi besedilo, sledite tem navodilom.

Dostavljivost

Vsi bi si želeli, da naše e-pošte prispejo do naslovnikov, a žal e-poštni sistem nikoli ni sto-odstoten. To, ali bo email sprejet je odvisno od več dejavnikov: od vsebine sporočila, od pošiljatelja, od prejemnikovih nastavitev in e-poštnega sistema. Sistemi proti nezaželjeni pošti obstajajo v več različicah in z različnimi nastavitvami in lahko ustavijo tudi marsikatero ne-ne-zaželjeno sporočilo. Prejemnik ima lahko poln poštni predal, specifičen prejemnik lahko ne obstaja, ali pa ste se zatipkali pri sami domeni oz. je ta potekla ali je trenutno napačno skonfigurirana.

Če pošiljate pomemben račun ali predračun, je dobro preveriti, ali ga je prejemnik prejel. Če ga sami pripnete in pošljete iz svoje e-pošte, ima lahko na splošno boljšo dostavljivost, ni pa nujno.

Pri Čebelci smo v tem mesecu delali na izboljšanju dostavljivosti, tako da je ta na več straneh za testiranje dostavljivosti e-pošte ocenjena z 10/10.

Kar zmanjša dostavljivost in na kar nimamo vpliva, je če vi (uporabnik) uporabljate katerega od brezplačnih email sistemov za prijavo v Čebelco, kot npr. gmail, yahoo, hotmail in podobno. Spam filtri oz. najbolj uporabljan filter SpamAssasin dejstvo, da je v naslovu za odgovor (Reply-to) brezplačen email smatra za negativen signal, ki zniža oceno e-pošte za 2.5 točke (od 10). Če je ocena nižja od 5 se sporočilo smatra kot nezaželjena pošta.

Vemo, da vas veliko uporablja npr. Gmail, a za večjo dostavljivost, bi bilo bolje da bi uporabljali email s svojo domeno za prijavo v Čebelco BIZ.

Detajli poslane e-pošte

Tega ne berite, če vas ne zanimajo tehnikalije. 

 

V glavi e-pošte je več možnih polj. Zelo pomembna med njimi sta "From" in "Reply-to". From pove iz kje prihaja e-pošta in mora biti nastavljen na našo domeno. Trenutno vsebuje "postar@cebelca.biz", v sistemu, ki ga pripravljamo pa bo "dostava-racunov@cebelca.biz". 

 

Včasih je bilo mogoče tukaj nastaviti tudi vaš email, če ste imeli svojo domeno in ste si v DNS dodali določen SPF zapis, sedaj pa to tehnično ni več mogoče, saj ponudniki email storitev ne omogočajo pošiljanja iz neverificiranih domen.

Reply-to pa vsebuje vaš email naslov, in če prejemnik klikne Odgovori (Reply), na prejeti e-pošti, se mu za prejemnika nastavi vaš email, torej se odgovor pošlje vam.

A spet obstajajo izjeme, npr. kakšni stari in nestandardni email odjemalci (programi za branje e-pošte) ki neskladno s standardom za odgovor predlagajo vsebino From polja (naš email). Takšni primerov ni veliko, nekaj pa jih je vsak dan (od več 1000).

 

Mi sporočil na postar@cebelca.biz razen za tehnične težave in težave dostavljivosti (bounce-back) ne spremljamo. Če naletimo na sporočila, ki so videti po pomoti poslana na ta naslov zaradi težave zgoraj, pošiljatelju pošljemo obvestilo z razlago, a tega ne pregledujemo vsak dan. Mogoče bomo v skušali uvesti kakšno detekcijo in avtomatski odgovor.

Kaj prihaja

Ko trenutno pošljete račun po e-pošti preko Čebelce, se podoben email, kot potrdilo pošlje še na vaš e-poštni naslov. Pripravljamo večjo predelavo, kjer si boste v samem programu Čebelca lahko pogledali dnevnik pošiljanj računov po e-pošti. Pri temu pa bomo kolikor je to mogoče tudi zaznavali kaj se je zgodilo s poslano e-pošto. Ali je bila uspešno poslana, prejeta, ali je šla v nezaželjeno pošto. Zaznavali bomo različne statuse pošiljanja in vam o tem poročali na enem mestu. Verjamem, da bo to močno izboljšalo vaš pregled nad tem kaj se dogaja s poslanimi računi, rešilo pa vas bo tudi odvečnih potrdil v vašem poštnem predalu.